Reserverings- en annuleringsvoorwaarden voor de Stichting Natuurvriendenhuizen en -Kampeerterreinen

Uitsluiten herroepingsrecht

De Stichting wijst erop dat reserveringen definitief zijn. De zogenaamde bedenktijd van 14 dagen (herroepingsrecht), is niet van toepassing op de overeenkomsten die met de Stichting worden aangegaan.  

1.   Algemeen

1. Begrippenkader
   

• Aanmeldsecretaris/AMS: De persoon die er uiteindelijk zorg voor draagt dat de reservering administratief op de juiste wijze wordt verwerkt. 

• Accommodatie: Een natuurvriendenhuis of kampeerterrein van de Stichting. 

• Afwijzing/annulering: Een voortijdige melding dat een of meerdere personen, om welke reden dan ook, niet kunnen verblijven/verschijnen. 

• Arrangement: Een door de accommodatie geregeld verblijf met specifieke zaken zoals maaltijden, activiteiten o.i.d. 

• BHC: De beheercommissie van de accommodatie. 

• Borgsom: Garantstelling in geld ter dekking van eventuele beschadigingen/vernielingen of andere kosten. 
  

• Centraal Bestuur: Landelijk bestuur van de Stichting.
  

• Contactpersoon: Diegene die namens een groep reserveert.
  

• Gast: Degene(n) die op basis van een reservering verblijft (verblijven) in/op een accommodatie. 

• Gastheer/gastvrouw: De beheerder(s) van de accommodatie op het moment van het verblijf van de gast. 

• Gebruiker: Een persoon aanwezig in/op de accommodatie, niet zijnde een gast. 

• Groep: Een gezelschap van minimaal 9 personen  dat gebruik maakt van een accommodatie. 

• Groepsreservering: Reservering ten behoeve van een groep. 

• Individuele reservering: Reservering ten behoeve van één (1) of meerdere personen, niet zijnde een groep. 

• No show: Het niet komen opdagen voor een geboekt verblijf zonder afmelding. 

• Schriftelijk: Per brief of email (verzonden bericht). 

• Stichting: De Stichting Natuurvriendenhuizen en Kampeerterreinen (NVH) 
  

1.2 De accommodaties kunnen worden gereserveerd door Nivon-leden en/of niet leden. 

1.3 Zowel individuen als groepen kunnen reserveren. De Stichting neemt alleen reserveringen in behandeling van personen die 18 jaar of ouder zijn. De overeenkomst betreft huur van accommodaties voor recreatief gebruik, dat naar zijn aard van korte duur is.  

1.4 In de perioden van de schoolvakanties zijn accommodaties in beginsel niet voor groepen beschikbaar. 

1.5 Zaalhuur zonder overnachting bij een accommodatie (geldt  ook voor vergaderingen en bijeenkomsten) is -indien beschikbaar- mogelijk, eventueel te verhogen met een energietoeslag. 

1.6 Indien, om wat voor reden dan ook, de Stichting niet aan haar verplichtingen kan voldoen, zal de reservering in overleg worden ondergebracht bij een andere soortgelijke accommodatie, of vindt restitutie plaats van het reeds vooruitbetaalde bedrag. 

2.   Procedure en betaling(en)

2.1 Alle reserveringsaanvragen dienen rechtstreeks te geschieden bij de gewenste accommodatie of bij diegene naar wie verwezen wordt. 

2.2 De AMS beoordeelt de aanvraag en stuurt een reserveringsbevestiging met de bijbehorende factuur of een afwijzing. De Stichting behoudt zich het recht voor om zonder opgave van redenen reserveringen te weigeren, dan wel hieraan speciale voorwaarden te stellen.  

2.3 Binnen twee weken na ontvangst van de reserveringsbevestiging dient een eerste aanbetaling te worden gedaan via de op de factuur aangegeven betaalwijze.  

2.4 De hoogte van de eerste aanbetaling is 30% van de factuur . 

2.5 Bij groepsreserveringen wordt zes (6) maanden voor aankomst nog een tweede aanbetaling gevraagd van 45% van de factuur, zodat daarvan dan 75% zal zijn voldaan 

2.6 Het restant van de factuur dient uiterlijk één (1) maand vóór het gereserveerde verblijf te zijn voldaan. 

2.7 Bij een boeking minder dan één (1) maand voor aanvang van het gereserveerde verblijf dient de factuur in één keer én direct na de datum van de reserveringsbevestiging te worden betaald. 

3.  Tarieven

3.1 De tarieven voor een verblijf in het lopende jaar in of op een accommodatie alsmede de gehanteerde periodes voor hoogtarief en basistarief staan vermeld op de website van de accommodatie en/of van het Nivon https://nivon.nl.  

3.2 Naast de overnachtingskosten kunnen nog toeslagen in rekening worden gebracht zoals toeristenbelasting, toeslagen voor extra faciliteiten, toeslag bij gebruik kamer door 1 persoon of anderszins. 

3.3 Een accommodatie kan bij een groepsreservering een borgsom in rekening brengen. Deze borgsom wordt binnen één (1) maand na afloop van verblijf teruggestort, eventueel verminderd met geconstateerde en gemelde schade. 

3.4 De Stichting behoudt zich het recht voor de tarieven tussentijds te wijzigen.  

4.  Voorwaarden en kosten bij verplaatsing, deelaanpassing en annulering van de reservering

4.1 Indien bij  een individuele reservering de periode van verblijf op verzoek van de gast wordt aangepast of verplaatst naar een andere, beschikbare datum bij dezelfde accommodatie, wordt (per wijziging) € 10,00 administratiekosten in rekening gebracht. 

4.2  Indien bij een (groeps)reservering op verzoek van de contactpersoon het aantal deelnemers wordt gewijzigd, wordt per wijziging €10,00 administratiekosten in rekening gebracht.  

4.3 Annuleringen dienen altijd schriftelijk te geschieden. Dit kan alleen plaatsvinden bij de aanmeldsecretaris van de betreffende accommodatie. De datum van ontvangst van deze schriftelijke annulering geldt als annuleringsdatum. Door de annulering vervallen alle rechten op verblijf. 

4.4 Indien een individuele gast of een groep bij monde van de contactpersoon om welke reden dan ook tot annulering overgaat, of zonder uitdrukkelijke annulering van zijn rechten uit de overeenkomst geen of slechts ten dele gebruik maakt resp. no show is, zijn aan de Stichting annuleringskosten verschuldigd. De annuleringskosten zijn verschillend voor individuele boekingen, groepsboekingen en arrangementen. 

4.5 De annuleringskosten bedragen bij annulering voor een individuele reservering (niet zijnde een arrangement): 

• binnen 1 week na de reserveringsbevestiging en/of factuur: kosteloos  
• tot vier maanden vóór aanvang van het verblijf € 10,- per persoon (natuurvriendenhuis) of € 6,- per persoon (kampeerterrein); 
• tot twee maanden voor aanvang van het verblijf 50% van de factuur, maar minimaal € 25,-; 
• tot één maand voor aanvang 75% van de factuur, maar minimaal € 25,-; 
• tot één dag voor aanvang  90% van de factuur, met een minimum van € 25,-; 
• bij annulering op de aankomstdatum zelf of bij no show zijn die kosten 100%. 

4.6 De annuleringskosten bij een groepsreservering bedragen: 

• Binnen een week na de reserveringsbevestiging en/of factuur: kosteloos; 
• Vanaf 8 dagen na boeking tot 6 maanden voor aankomst 30% van de factuur; 
• Vanaf 6 maanden tot 3 maanden voor aankomst 60% van de factuur; 
• Vanaf 3 maanden tot 1 maand voor aankomst 75% van de factuur;  
• Vanaf 1 maand tot 1 dag voor aankomst 90% van de factuur; 

• Bij annulering op de aankomstdatum zelf of bij no show zijn die kosten 100% (exclusief de  toeristenbelasting); 

4.7 De annuleringskosten bij het annuleren van een arrangement zijn gelijk aan die van een groepsreservering uit 4.6. 

4.8 De annuleringskosten zijn direct na annulering of niet gebruikmaking/no show verschuldigd en opeisbaar en zullen door de Stichting worden verrekend met het reeds vooruitbetaalde bedrag. 

4.9 Bij tussentijds vertrek in de gereserveerde periode vindt géén restitutie plaats. 

5.   Aansprakelijkheid

5.1 De Stichting is niet aansprakelijk voor schade welke gasten of andere  gebruikers gedurende hun verblijf in/of bij de accommodatie lijden, tenzij deze schade te wijten is aan opzet of grove schuld welke aan de Stichting toe te rekenen is. 

5.2 De Stichting behoudt zich het recht voor om schade veroorzaakt door gasten of andere gebruikers in, aan, bij of op de accommodaties te verhalen op deze gasten of gebruikers.   

6. Tussentijdse opzegging door de Stichting en ontruiming bij wanprestatie ter plekke

6.1 Indien een gast/een van de gasten de verplichtingen uit de overeenkomst, de voorwaarden, de huisregels en/of de voorschriften van het lokale bevoegd gezag ondanks voorafgaande waarschuwing niet of niet behoorlijk naleeft en wel in zodanige mate, dat naar de maatstaven van redelijkheid en billijkheid van de Stichting niet kan worden gevergd dat de overeenkomst wordt voortgezet, heeft de Stichting het recht de  van) de groepsleden de accommodatie te ontruimen en ten spoedigste te verlaten. De gast heeft in deze omstandigheden geen recht op terugbetaling van de overeengekomen vergoedingen.  

6.2 Indien de gast en/of (een van) de groepsleden nalaat de accommodatie te ontruimen, is de Stichting gerechtigd op kosten van de gast de accommodatie te ontruimen. 

6.3 Indien betrokkene(n) van oordeel is/zijn dat de Stichting ten onrechte de overeenkomst heeft opgezegd, dient hij het Centraal Bestuur van de Stichting (zie 7.2) hiervan onmiddellijk in kennis te stellen. De gast blijft in beginsel gehouden de overeengekomen prijs te betalen. 

7.   Klachtenprocedure

7.1 Ontevredenheid en/of klachten over verblijf en/of accommodatie kunnen worden gemeld bij de gastvrouw/gastheer ten tijde van verblijf of bij de AMS van de betreffende accommodatie. Deze zullen proberen van dienst te zijn of een oplossing te bieden. 

7.2  Indien de melding niet naar tevredenheid is afgehandeld, is de BHC de eerste in lijn die klachten e.d. betreffende de accommodatie en het verblijf beoordeelt en afhandelt.  De BHC zal binnen 2 maanden na ontvangst van een melding een reactie geven. 

7.3 Indien de melding alsnog niet of niet voldoende is afgehandeld, kan een klacht worden ingediend bij de landelijke klachtencoördinator: klachten@nivon.nl  of  Centraal Bestuur van de Stichting NVH, afd. klachtafhandeling, Plantage Middenlaan 2F, 1018 DD Amsterdam.

Amsterdam, 3 juli 2023